Word 2002 Lineal und Tabstopps werden nur noch in "ch" angezeigt
Osterei: Flipper in Word97
Adressen aus dem persönlichen Adressbuch (.pab) oder aus dem Outlook 97/98/2000 Kontakte-Ordner in Word übernehmen.
Sie können sowohl die Felder, welche in der Adresse erscheinen sollen und die Anordnung der Felder weitgehend Ihren spezifischen Wünschen anpassen. Microsoft sieht dafür ein AutoText-Eintrag mit einem ganz bestimmten Namen vor. In der deutschen Ausgabe von Office lautet dieser Name:
-
AdreßLayout (Word 97)
-
AdressLayout (Word2000)
Beispiel für eine Adressdefinition
<PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME>
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>
Tabelle der Adressfeldnamen
| Feldname | Name wie im Dialog angezeigt | Verfügbar in |
| PR_DISPLAY_NAME | Name, wie im Dialogfeld Adressbuch angezeigt | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_DISPLAY_NAME_PREFIX | Anrede | Nicht verfügbar in Word 97 |
| PR_GIVEN_NAME | Vorname | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_MIDDLE_NAME | Weitere Vornamen | Nicht verfügbar in Word |
| PR_SURNAME | Nachname | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_GENERATION | Nachnamenzusatz | Outlook |
| PR_INITIALS | Initialen | Nicht verfügbar in Word |
| PR_TITLE | Position | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_COMPANY_NAME | Firma | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_OFFICE_TELEPHONE_NUMBER | Geschäftlich (Telefon) | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_OFFICE2_TELEPHONE_NUMBER | Geschäftlich 2 (Telefon) | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_BUSINESS_FAX_NUMBER | Fax geschäftlich | Outlook, Schedule+ |
| PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER | Privat (Telefon) | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_HOME2_TELEPHONE_NUMBER | Privat 2 (Telefon) | Nicht verfügbar in Word |
| PR_HOME_FAX_NUMBER | Fax privat | Outlook |
| PR_CELLULAR_TELEPHONE_NUMBER | Mobiltelefon | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_PAGER_TELEPHONE_NUMBER PR_BEEPER_TELEPHONE_NUMBER | Pager | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_CAR_TELEPHONE_NUMBER | Auto (Telefon) | Outlook |
| PR_ISDN_NUMBER | ISDN (Telefon) | Outlook |
| PR_OTHER_TELEPHONE_NUMBER | Weitere (Telefon) | Outlook |
| PR_PRIMARY_FAX_NUMBER | Weiteres Fax | Outlook, PAB |
| PR_DEPARTMENT_NAME | Abteilung | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_OFFICE_LOCATION | Büro | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_MANAGER_NAME | Vorgesetzte(r) | Nicht verfügbar in Word |
| PR_ASSISTANT | Assistent | Outlook |
| PR_PROFESSION | Beruf | Nicht verfügbar in Word |
| PR_NICKNAME | Spitzname | Nicht verfügbar in Word |
| PR_SPOUSE_NAME | Name des Partners | Nicht verfügbar in Word |
| PR_COMMENT | Kommentarfeld | PAB, Schedule+ |
| PR_EMAIL_ADDRESS | Outlook, PAB, Schedule+ | |
| PR_ADDRTYPE | Typ der E-Mail-Adresse | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_STREET_ADDRESS | Straße | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_POSTAL_CODE | PLZ | Outlook, Schedule+ |
| PR_LOCALITY | Ort | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_STATE_OR_PROVINCE | Region | Outlook, PAB, Schedule+ |
| PR_COUNTRY | Land | Outlook, PAB, Schedule+ |
Überflüssige
Einträge aus Benutzerwörterbüchern löschen
Die Rechtschreibprüfung von Word macht es Ihnen möglich, unbekannte
Wörter mit »Hinzufügen« in das Benutzerwörterbuch »BENUTZER.DIC«
aufzunehmen.
Doch was tun, wenn man einmal im Eifer des Gefechts ein falsch
geschriebenes Wort in das Wörterbuch aufgenommen hat?
Das Menü »Extras
| Optionen | Rechtschreibung« enthält eine Schaltfläche »Benutzerwörterbücher«,
mit der Sie über »Bearbeiten« das Wörterbuch editieren können.
Falls Sie Änderungen am Wörterbuch vornehmen, erwartet Sie jedoch unter
Umständen eine Falle. Beim Schließen des Wörterbuches teilt Ihnen
Word mit, daß dieses Dokument Formatierungen enthält, die nicht im
Textformat gespeichert werden können.
Beantworten Sie die Frage, ob
Sie speichern wollen mit »Ja« denn das war schließlich das Ziel
der Änderungen , fragt Word nach, in welchem Format gespeichert werden soll.
Verwenden Sie hier unbedingt das Format »Nur Text«.
In Word 97 haben sich die Entwickler wieder etwas Besonderes einfallen lassen, um sich auf eine originelle Art zu verewigen. Erzeugen Sie ein neues Dokument und schreiben Sie in das Dokument den Text »Blue«. Markieren Sie dann dieses Wort und öffnen Sie das Menü »Format | Zeichen«. In dem folgenden Fenster wählen Sie den »Schriftschnitt« »Fett« und »Blau« als »Farbe«. Nachdem Sie das »Zeichen«-Fenster mit einem Klick auf »OK« geschlossen haben, betätigen Sie nacheinander die rechte Cursor-Taste und die Leertaste. Über das »?« der Menüleiste gelangen Sie zu dem »Info«-Fenster. Darin klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Word-Symbol in der linken oberen Fensterecke, während Sie die [Strg]- und die [Shift]-Taste gedrückt halten. Auf dem Bildschirm erscheint jetzt ein einfacher Flipper, dessen Flipperhebel Sie mit den Tasten [Z] und [M] bestätigen können. Mit [Esc] können Sie das Spiel verlassen und gelangen zurück zu Word.
Das
Ergebnis des Feldes "abschnittseiten" wird falsch gedruckt, obwohl es
auf dem Bildschirm richtig angezeigt wird.
URSACHE:
Dieses Problem tritt auf, wenn Sie das Feld "abschnittseiten" in die
Kopf- oder Fußzeile stellen und die Option DRUCKEN IM HINTERGRUND aktiviert haben.
(Sie finden diese Option, indem Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf die
Registerkarte DRUCKEN klicken).
UMGEHUNGSMÖGLICHKEITEN:
Um dieses Problem zu umgehen, deaktivieren Sie das Hintergrunddrucken und aktualisieren
Sie das Feld, bevor Sie Ihr Dokument drucken. Führen Sie dazu die folgenden Schritte
aus:
1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN und dann auf die Registerkarte
DRUCKEN.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen DRUCKEN IM HINTERGRUND.
3. Klicken Sie auf OK.
4. Aktualisieren Sie das Feld, indem Sie die folgenden
Schritte ausführen:
4.1. Zeigen Sie auf das Feld, das nicht aktualisiert wird.
4.2. Zeigen Sie durch Klicken mit der rechten Maustaste das Kontextmenü an.
4.3. Klicken Sie im Kontextmenü auf FELDER AKTUALISIEREN.
Ansicht
der Feldfunktionen unterdrücken beim Aufruf einer neuen Dokumentvolage
Um
beim Aufruf einer neuen Dokumentvorlage die Funktionsansicht der Feldfunktionen
zu unterdrücken, wird in jede Dokumentvorlage folgendes Makro implementiert.
Sub autonew ()
ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = False
End Sub
Nicht
genügend Arbeitsspeicher für Grammatikprüfung
Frage:
Beim Starten der Grammatikprüfung von Microsoft WORD 97 auf einer Windows NT 4.0
Workstation erhält man die Fehlermeldung:
"Der Arbeitsspeicher reicht
nicht aus oder unzureichender Speicher, um die Grammatik durchzuführen."
Außerdem ist im Menü EXTRAS-OPTIONEN in der Registerkarte "Rechtschreibung
und Grammatik" der Teil für die Grammatik deaktiviert. Es lassen sich keine
Einstellungen machen. Die Grammatikprüfung für Deutsch ist jedoch installiert.
Loggt sich der lokale Administrator (NT Workstation Administrator) an die Maschine
an, funktioniert die Grammatikprüfung.
Antwort:
Diese Fehlermeldung tritt dann auf, wenn folgende Schlüssel in der Registrierdatenbank
fehlen oder falsch gesetzt sind:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik\6.1\Microsoft\GE
mit den Values Advice File
Help File
History File
Lex Dictionary
Pattern File
Die zu jedem Value angegeben Pfadanweisungen müssen natürlich
stimmen.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik\6.1\Microsoft\GE\Engine
Options
mit den Subkeys Option 0 (und den dazugehörigen Values) bis Option
19
HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik\6.1\Microsoft\GE\Writing Styles
mit den Subkeys Style 0 (und den dazugehörigen Values) bis Style 27
Das Problem
wird dadurch ausgelöst, daß WORD 97 beim Starten den korrespondierenden Schlüssel
unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Novell\Grammatik auszulesen und nach HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik
zu kopieren versucht. Der Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Novell\Grammatik
ist jedoch mit folgenden Rechten versehen:
Jeder - beschränkter Zugriff
Administrator - Vollzugriff
Ist der Anwender nicht lokaler Administrator oder in der Gruppe der lokalen Administratoren (vor dem ersten Start von WORD 97), kann der Schlüssel nicht gelesen und damit nicht kopiert werden.
Es
existieren für dieses Problem zwei Workarounds:
1. Diese Eintragungen in der
Registrierdatenbank (eingeloggt als lokaler Administrator) einmal zu exportieren
und in Form eines Reg-Files bei dem betroffenen Anwender zu importieren
oder
2. Für den Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Novell\Grammatik die Rechtevergabe
für 'Jeder - beschränkter Zugriff' auf 'Jeder - Vollzugriff' zu ändern. Da WORD
97 beim Starten diesen Schlüssel aber nur dann ausliest, wenn der korrespondierende
Schlüssel unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik nicht vorhanden ist,
muß diese Rechteänderung vor dem ersten Start von WORD 97 erfolgen. Ansonsten
muß der korrespondierende Schlüssel unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Novell\Grammatik
einmal gelöscht und WORD 97 neu gestartet werden.
Bitte beachten Sie, daß
unzulässige Änderungen in der Registrierdatenbank oder das Löschen von Schlüsseln
in der Registrierdatenbank bewirken können, daß WINDOWS oder unter WINDOWS laufende
Applikationen nicht mehr oder nicht mehr ordnungsgemäß arbeiten.
Hoch
und Ouerformat im selben Dokument
Die
Seiten eines Dokuments müssen durchaus nicht alle im gleichen Format angelegt
sein – Sie können Querformat und Hochformate beliebig abwechseln. Setzen Sie den
Cursor dazu einfach an die gewünschte Textstelle. Im Menü Einfügen liefert der
Befehl Manueller Wechsel die Option Seitenwechsel. Klicken Sie in der Kategorie
Abschnittswechsel die Option Nächste Seite an und bestätigen mit OK. Setzen Sie
den Cursor nun auf die Stelle im Text, an der die Formatierung enden soll, und
wiederholen Sie den Vorgang. Innerhalb dieser beiden Abschnittsmarkierungen können
Sie nun im Menü Seite einrichten wählen, welches Format der Bereich haben soll.
Schriften
direkt auswählen
In
der täglichen Praxis setzen viele Anwender nur zwei oder drei Schriftarten ein,
diese werden jedoch häufig benötigt. WinWord setzt in seiner Schriftenverwaltung
zwar die zuletzt verwendeten Schriftarten in der langen Liste der zur Verfügung
stehenden Schriften nach oben – komfortabler ist jedoch die gezielte Auswahl über
einen einzigen Mausklick. Das läßt sich schnell über die Symbolleisten erreichen.
Wählen Sie im Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN die Funktion ANPASSEN/NEU. Benennen Sie
die neue Leiste und bestätigen Sie mit OK – es öffnet sich ein sehr kleines Fenster
mit der neuen Leiste. Auf der Registerkarte BEFEHLE markieren Sie in der Liste
KATEGORIEN den Eintrag SCHRIFTARTEN um die Liste der installierten Schriften und
die Vorschau sehen zu können. Nun ziehen Sie mit Drag&Drop die gewünschten
Zeichensätze auf das Feld der neuen Symbolleiste, dadurch wird der Name der Schrift
übernommen. Die Einbindung in die bestehenden Symbolleisten erfolgt mit einem
Doppelklick auf den oberen Rand des Feldes.
Liste
der Shortcuts
Viele
Befehle haben sich von Version zu Version geändert, eine Übersicht aller Befehle
läßt sich mit Word97 erzeugen:. EXTRAS > MAKRO, dort den Unterpunkt MAKROS...
auswählen. Im nun erscheinenden Makrofenster wählen sie aus dem unteren Menü MAKROS
IN... die Option Word-Befehle. Anschließend können Sie aus dem oberen Menüliste
BEFEHLE AUFLISTEN auswählen. Bestätigen Sie diese Auswahl mit dem Button AUSFÜHREN.
Nun können Sie zwischen einer 8-seitigen Liste der aktuellen Menü- und Tastaturenstellungen
und einer 22-seitigen Tabelle aller Word-Befehle wählen.
Felder
aktualisieren
Word
ist in einem Punkt "träge": Wenn Sie Feldfunktionen verwenden, werden
diese nicht sofort aktualisiert. Seitenzahlen oder Rechnen-Felder in Tabellen
können manuell Feld für Feld mit F9 aktualisiert werden. Automatisch werden alle
Felder erst beim Speichern oder Drucken aktualisiert, letzteres nur, falls es
in EXTRAS > OPTIONEN > DRUCKEN eingeschaltet ist.
Wenn
Sie schon vorab sämtliche Felder aktualisieren wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Entweder Sie markieren das gesamte Dokument mit STRG und der Taste A und aktualisieren
wie gehabt die Felder mit F9. Dabei entgehen Ihnen jedoch die Felder in den Kopf-
und Fußzeilen und auch die Rechenformeln werden nicht aktualisiert. Um das zu
erreichen gibt es einen kleinen Trick, den Sie als Makro aufzeichnen können: Wählen
Sie im Menü DATEI den Befehl DRUCKEN und geben Sie im Feld SEITEN 0 ein
um eine Seite Null zu drucken. Wenn Sie anschließend OK wählen und die F9-Taste
mit diesem Makro belegen, werden künftig alle Felder im Dokument aktualisiert.
Rotes
X statt Grafik
Word,
Excel und Powerpoint aus Office 97 benutzen zum Anzeigen importierter Grafiken
das Zeichen- und Grafikmodul Officeart, das auf Ressourcen der GDI-Schnittstelle
(Graphics Device Interface) zurückgreift. Diese Ressourcen verwenden für alle
geöffneten Anwendungen und Dateien den gleichen festen Systemspeicherbereich.
Windows 95 nutzt ebenfalls GDI-Ressourcen, um etwa Dialogfelder anzuzeigen. Wenn
Officeart durch zu wenig Speicher diese GDI-Ressourcen nicht nutzen kann, zeigen
Word, Excel und Powerpoint statt der Grafik ein rotes X oder Kästchen an. Um das
zu verhindern, rät Microsoft, das Service Release 1 (SR-1) für Office 97 zu installieren.
Das sichert Officeart zu jeder Zeit den Zugriff auf die Grafikdaten und senkt
den Bedarf an GDI-Ressourcen für das Anzeigen von Grafiken. Es kommen auch noch
andere Ursachen in Betracht: So kann es sein, daß Officeart die Grafikdaten nicht
findet oder die Grafikdatei nicht öffnen kann. Bei eingebundenen Grafiken kann
das Problem durch die Schnellspeicherung hervorgerufen sein, oder weil wegen eines
vollen Datenträgers die vollstän- dige Speicherung nicht möglich war. Auch wenn
Sie eine Datei mit einem roten X ganz normal speichern, binden Word, Excel und
Powerpoint die ursprüngliche Grafik nicht mehr ein. Das rote X ist dann ab sofort
permanent in der Datei gespeichert. Wenn das passiert ist, löschen Sie am besten
das rote X und importieren die Grafik erneut. Bei eingebundenen Grafiken lohnt
es sich, vorher die Verknüpfung zu erneuern. Dazu wählen Sie den Befehl Bearbeiten
– Alles markieren und drücken anschließend die Taste [F9]. Solange die Grafikdatei
nicht beschädigt, verschoben oder gelöscht ist, repräsentiert die rote Markierung
lediglich die Grafik. Sonst bleibt alles beim alten; beispielsweise können Sie
Ihre Organigramme trotzdem drucken und mit einem Doppelklick zum Bearbeiten öffnen.
Wenn Sie dann in dem OLE-Server den Befehl Aktualisieren wählen, überschreibt
dieser die alten Daten. Word unternimmt dann einen neuen Versuch, die Daten zu
lesen und grafisch zu interpretieren. Dies führt in den meisten Fällen auch zum
gewünschten Erfolg. Für die Zukunft können Sie dem roten X folgendermaßen vorbeugen:
Stellen Sie Ihrer Anwendung mehr Arbeitsspeicher zur Verfügung, indem Sie nicht
benötigte Dateien und Programme schließen. Schaffen Sie auf Ihrer Festplatte so
viel Platz wie möglich, indem Sie nicht benötigte Dateien löschen. Deaktivieren
Sie außerdem in Word das Schnellspeichern. Dazu rufen Sie den Befehl Extras –
Optionen auf und deaktivieren auf der Registerkarte Speichern die Option Schnellspeicherung
zulassen.
Word
8: Tagesdatum einfügen
Um
den Weg über das »Einfügen«-Menü zu sparen, können Sie gleich beim Schreiben eines
Dokuments das Datum oder die Uhrzeit per Shortcut an der Cursor-Position einfügen.
[Alt] [Umschalt] [D] fügt das Feld »Tagesdatum« ein und [Alt] [Umschalt] [T] das
»Zeit«-Feld.
Millimetergenaue
Angaben im Lineal
Tabulatoren
und Einzüge mit Hilfe des Lineals einzustellen, kann unter Umständen recht schwierig
sein, weil die Bemaßung des Lineals nicht sehr präzise ist. Wollen Sie Word millimetergenaue
Maßangaben entlocken, betätigen Sie die [Alt]-Taste, während Sie auf eine Markierung
des Lineals klicken oder diese verschieben. Es erscheinen zwei Zahlenwerte im
Lineal, die die Abstände zwischen den Tabulatoren und Seitenrändern mit einer
Genauigkeit von einem Zehntel Millimeter angeben.
Falzmarken
in Vorlage einbauen
Das
Einfügen von Falzmarken in eine Druckformatvorlage von Word 2000 ist schnell erledigt.
Gehen Sie dazu wie folgt vor: Öffnen Sie mit dem Befehl »Datei | Öffnen« die Druckformatvorlage,
in die Sie die Falzmarken integrieren möchten. Achten Sie darauf, dass im Dialog
»Öffnen« der Dateityp »Dokumentvorlagen (*.dot)« ausgewählt ist. Wechseln Sie
nun mit dem Menü-befehl »Ansicht | Seitenlayout« in die Layoutansicht der Vorlage.
Falls die Symbolleiste »Zeichnen« nicht aktiv ist, holen Sie diese über »Ansicht
| Symbolleisten | Zeichnen«. Damit die Falzmarken später auf jeder Seite eines
Dokuments auf Basis dieser Druckformatvorlage erscheinen, müssen Sie die Markierungen
mit der Kopf- oder der Fußzeile verbinden. Dazu rufen Sie den Befehl »Ansicht
| Kopf- und Fußzeile« auf. Nun können Sie die Falzmarke mit den Werkzeugen zum
Zeichnen anbringen. Zur Orientierung nutzen Sie das Lineal auf der linken Seite
der Layoutansicht, das Sie mit dem Befehl »Ansicht | Lineal« aktivieren. Klicken
Sie in der Symbolleiste »Zeichnen« auf das Symbol »Linie«. Sie fügen nun die Falzmarken
ein, indem Sie mit dem Cursor kleine Striche am linken Rand Ihres Dokuments anbringen.
Da ein DIN A4-Blatt eine Höhe von 29,7 cm hat, benötigen Sie bei ungefähr 14,9
cm eine Markierung, um das Dokument auf der Hälfte zu falten. Wenn Sie es allerdings
dritteln möchten, so dass es in einen üblichen, länglichen Briefumschlag passt,
setzen Sie eine Markierung ungefähr 9,9 cm vom oberen Rand entfernt ein. Schließen
Sie die Ansicht für Kopf- und Fußzeile und speichern Sie die Formatvorlage. Es
ist nicht empfehlenswert, die Falzmarken in die Vorlage NORMAL.DOT einzufügen,
denn dann erscheinen sie in jedem Dokument. Für den Briefverkehr sollten Sie also
eine spezielle DOT-Datei anlegen.
Die meisten Anwender glauben, die Autokorrektur wird auch in der Normal.dot gespeichert. Weit gefehlt! Sie liegt in der Datei C:\winnt\xxxxx.acl bzw. C:\windows\xxxx.acl (xxxxx=Benutzername) und wird bei der ersten Ausführung aus der MSO97.acl für jeden Anwender erstellt.