Microsoft Outlook97/2000/XP/2003

OL2002: Auf Anlagen kann nicht zugegriffen werden
Outlook 2000/2002 Feiertage hinzufügen
Startparameter von Outlook
Outlook empfängt Anhänge als Unknown data type

Änderungen in Outlook-Nachrichten verbieten

Osterei Outlook98: Outlook-Programmierer outen sich

Einrichten eines Ressourcenkontos
Outlook 97: Grafik in die Autosignatur einfügen
Importieren von Adressen aus Excel in die Kontakte
Word- und Excel-Dokumente in Outlook als Aufgaben definieren
Outlook-Kontakten nachträglich Formulare zuordnen
Ressourcen sparen durch Minimalstart

Änderungen in Outlook-Nachrichten verbieten
Wenn Sie dem Empfänger Änderungen am Nachrichtentext verbieten möchten, klicken Sie beim Schreiben der Mail im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche Optionen und wählen im Kombinationsfeld Vertraulichkeit den Eintrag Privat aus. Jetzt kann der Empfänger die Nachricht beim Lesen, Antworten und Weiterleiten nicht mehr verändern. Das funktioniert übrigens auch dann, wenn Sie Word als E- Mail Editor nutzen. Auf diese Weise gesperrte Nachrichten sind zwar eine gute Abschreckung gegen unbefugte Änderungen, bieten aber keinen vollkommenen Schutz. Zum Beispiel läßt sich der Text immer noch ganz oder teilweise aus der Nachricht kopieren. Wenn Sie Outlook im Windows-Netzwerk mit dem Exchange Server einsetzen, können Sie auf Nummer Sicher gehen und die digitale Unterschrift einsetzen. Dieser Sicherheitsmechanismus schützt die Originalnachricht wirkungsvoll vor unerlaubten Änderungen. Die Einstellung können Sie über Extras – Optionen im Register Sicherheit vornehmen. Bei Bedarf können Sie auch die Voreinstellung für die Vertraulichkeit anpassen. Dazu rufen Sie den Befehl Extras – Optionen auf, aktivieren Sie das Register Senden. Wenn Sie vorwiegend private Nachrichten versenden möchten, ändern Sie die Einstellung im Kombinationsfeld Vertraulichkeit entsprechend auf Privat. Jetzt müssen Sie beim Schreiben einer Nachricht die Optionen dafür nur ändern, wenn sie nicht privat sein soll. Damit spezielle Einstellungen der Nachrichten, etwa für die Vertraulichkeit, beim Versand über andere Mail-Dienste wie Compuserve erhalten bleiben, sollten Sie immer das Rich-Text- Format (RTF) benutzen. Innerhalb von Windows-Netzwerken ist das nicht erforderlich. Die nötige Einstellung nehmen Sie über Extras – Dienste vor. Markieren Sie den Informationsdienst CompuServe Mail und klicken dann auf Eigenschaften. Im Register Default Send Options aktivieren Sie Send using Microsoft Exchange rich-text format.

Osterei Outlook98: Outlook-Programmierer outen sich
Öffnen Sie Outlook und legen einen neuen Kontakt an. Geben Sie ihm den Namen Ren Hoek und lassen die übrigen Felder des Dialogs leer. Sichern und schließen Sie den Kontakt. Markieren Sie ihn nun (nicht öffnen!) und rufen den Dialog auf, den Sie im Menü über den Befehl ? – Info erreichen. Drücken Sie zuletzt gleichzeitig die Tasten [Shift]+[Strg]+[Alt], halten sie gedrückt und klicken mit der linken Maustaste einmal auf die Schaltfläche OK. Das Abspannfenster öffnet sich. Hier befindet sich sogar noch ein Link zur Internet-Adresse www.creditsite.com/outlook, die noch weiteres Outlook- Insiderwissen liefert.

Einrichten eines Ressourcenkontos
Sie können die Verwendung von Ressourcen wie Konferenzräumen und audiovisueller Ausrüstung planen, indem Sie für jede Ressource ein E-Mail-Konto definieren. Um diese Ressourcen zu reservieren, laden Sie sie wie Personen zu Meetings und anderen Aktivitäten ein. Diese Ressourcen können so eingestellt werden, daß sie Planungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen, Sie können jedoch auch einen Stellvertreter zuweisen, der diese Entscheidungen trifft. Wenn Sie die Buchung diverser Ressourcen zentralisieren möchten, können Sie mehreren Ressourcenkonten einen einzigen Stellvertreter zuweisen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie ein Ressourcenkonto einrichten können und wie Sie ein Stellvertreterkonto definieren, um ein Ressourcenkonto oder mehrere Ressourcenkonten zu kontrollieren.

WEITERE INFORMATIONEN:
Wenn Sie die Buchung diverser Ressourcen zentralisieren möchten, können Sie mehreren Ressourcenkonten einen einzigen Stellvertreter zuweisen und dann den Stellvertreter so konfigurieren, daß er Besprechungsanfragen automatisch beantwortet. Alle an das Ressourcenkonto gesendeten Besprechungsanfragen werden zur Verarbeitung an den Stellvertreter weitergeleitet. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, daß nur ein Computer benötigt wird, um mehrere Ressourcen zu verwalten. Sie können zum Beispiel einen Computer einrichten, bei dem Outlook beim Stellvertreterkonto angemeldet ist und dessen Aufgabe nur darin besteht, die Buchung mehrerer Konferenzräume gleichzeitig zu verwalten.

Es sind diverse Aufgaben auszuführen, um eine Ressourcenkonto sowie ein Stellvertreterkonto einzurichten, daß ein Ressourcenkonto oder mehrere Ressourcenkonten kontrolliert:

• Einrichten des Stellvertreterkontos
• Konfigurieren des Stellvertreterkontos
• Einrichten des Ressourcenkontos
• Konfigurieren des Ressourcenkontos
• Aktivieren der automatischen Buchung von Ressourcenanfragen.

Konfigurieren des Stellvertreterkontos:
Führen Sie die folgenden Schritte durch, um das Stellvertreterkonto zu konfigurieren:

1. Öffnen Sie das Stellvertreterkonto in Outlook.
2. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf OPTIONEN.
3. Klicken Sie auf KALENDEROPTIONEN und dann auf RESSOURCENPLANUNG.
4. Klicken Sie unter "Bearbeitung von Besprechungsanfragen" die gewünschten Optionen an.
5. Klicken Sie auf OK und dann erneut auf OK.

Einrichten des Ressourcenkontos:
Um in Outlook eine Ressource einzurichten, erstellen Sie zunächst für jede Ressource ein E-Mail-Konto. Tun Sie dies so, als würden Sie das Konto für ein Mitglied der Arbeitsgruppe einrichten. Weisen Sie der Ressource einen beschreibenden Namen zu, wie zum Beispiel "Raum 101". Ist der Ressource ein Stellvertreter zugewiesen, können Sie das Ressourcenkonto so konfigurieren, daß Besprechungsanfragen direkt an den Stellvertreter übermittelt werden.

Outlook 97: Grafik in die Autosignatur einfügen
Wenn Sie zum Beispiel Ihre Unterschrift oder Ihr Firmenlogo in die Autosignatur übernehmen wollen, so benötigen Sie folgenden kleinen Trick:

Outlook 97 speichert die Autosignatur als RTF-Datei im Verzeichnis Windows ab. Normalerweise benutzt Outlook dafür folgende Syntax [Postfachname].rtf. Öffnen Sie diese Datei mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm und fügen Sie jetzt die Grafik an der von Ihnen gewünschten Stelle ein. Nun erscheint Ihre Grafik am Ende der Autosignatur in Outlook. Um die Grafik zu entfernen, brauchen Sie nur einmal den Befehl EXTRAS >AUTOSIGNATUR aufzurufen.

Outlook 2000: Importieren von Adressen aus Excel in die Kontakte
Öffnen Sie in Excel das Tabellenblatt mit Ihren Adressen. In der ersten Zeile sollten hier die Feldbezeichnungen für die einzelnen Spalten stehen und in den folgenden Zeilen Ihre Kontaktdaten. Fügen Sie bei Bedarf eine erste Zeile mit Feldbezeichnungen ein, weil Outlook die Daten sonst nicht richtig zuordnen kann. Legen Sie Bereiche fest, wo die Daten für den späteren Import stehen (wichtig). Dazu markieren Sie den Tabellenbereich mit Ihren gesamten Adressdaten einschließlich der darüber stehenden Feldnamen. Klicken Sie nun direkt links oberhalb der Tabelle in das Kombinationsfeld mit der Bezeichnung "Namenfeld" und geben dort einen Namen für diesen Bereich ein. In der Excel-Datei können Sie so mehrere Bereiche festlegen, die Sie später getrennt oder kombiniert in Outlook importieren können. Jetzt müssen Sie die Datei noch speichern und schließen. Nach dem Start von Outlook führen Sie den Befehl "Datei | Importieren/Exportieren" aus. Im Assistenten wählen Sie die Aktion "Import aus anderen Programmen/Dateien" und den Dateityp "Microsoft Excel". Geben Sie den vollständigen Pfad der zu importierenden Excel-Datei ein oder navigieren Sie über die Schaltfläche "Durchsuchen" dorthin. Falls Sie bereits Kontakte in Outlook erfasst haben, achten Sie auf eine geeignete Option für die Behandlung von Duplikaten. Markieren Sie "Kontakte" oder einen anderen "Kontakteordner" als geeigneten Zielordner und klicken Sie auf "Weiter". Wenn Sie in der Excel-Datei mehrere Bereiche definiert haben, können Sie nun den gewünschten Bereich für den Import auswählen. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem entsprechenden Bereich in der Auswahlliste. Vor dem Fertigstellen müssen Sie unbedingt auf die richtige Zuordnung der einzelnen Datenfelder achten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Felder zuordnen". Im nächsten Dialog sehen Sie links die Felder der Quelldatei und rechts diejenigen von Outlook. Manche Outlook-Felder sind gruppiert. Mit einem Klick auf das links davon stehende Pluszeichen öffnen Sie diese Gruppen. Nun müssen Sie nacheinander alle Felder der Quelldatei den richtigen Feldern von Outlook zuordnen. Dazu klicken Sie links ein Feld an und ziehen es nach rechts auf das entsprechende Outlook-Feld. Um den Datenimport durchzuführen, klicken Sie dann nacheinander auf "OK" und "Fertig stellen".

Word- und Excel-Dokumente in Outlook als Aufgaben definieren
Wenn Sie an einer Office-Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt weiterarbeiten wollen, können Sie sich von Outlook an dieses Vorhaben erinnern lassen: Fügen Sie das Dokument als Aufgabe in Outlook ein. Besonders bequem ist, daß Sie die Datei dann nicht erst im Explorer suchen müssen, sondern sie direkt in Outlook öffnen können. Für noch größeren Komfort fügen Sie in der Anwendung einen Button ein, der das Dokument direkt an Outlook übergibt. In Word finden Sie den fertigen Button, indem Sie eine der Symbolleisten mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü »Anpassen« auswählen. In der Registerkarte »Befehle« klicken Sie im Bereich »Kategorien« auf »Alle Befehle« und scrollen im Feld »Befehle« nach unten, bis der Eintrag »Aufgabe Erstellen« erscheint. Per Drag & Drop können Sie diesen Eintrag nun an eine gewünschte Position in der Symbolleiste ziehen. Wenn Sie auf den neuen Button klicken, landen Sie direkt in Outlook im Fenster zur Eingabe einer neuen Aufgabe. Das aktuelle Dokument liegt bereits zur Wiedervorlage bereit, Sie müssen nur noch eine »Fälligkeit« oder gegebenenfalls eine »Erinnerung« festlegen. Auch Excel-Tabellen lassen sich problemlos so behandeln. Um an dieser Stelle den entsprechenden Button einzurichten, gehen Sie ähnlich wie in Word vor. Sie klicken eine der Symbolleisten mit der rechten Maustaste an und wählen »Anpassen«. In der Registerkarte »Befehle« wählen Sie jedoch unter »Kategorien« den Eintrag »Extras«. Der Button heißt dort »Microsoft-Outlook-Aufgabe erstellen«. Ziehen Sie ihn wie beschrieben in eine der vorhandenen Symbolleisten, und Sie können ab sofort die Excel-Tabelle, die Sie gerade bearbeiten, per Mausklick als Aufgabe für Outlook definieren.

Outlook-Kontakten nachträglich Formulare zuordnen
Mit Outlook allein geht das nicht, sie brauchen DocMessageClass. Das Tool für alle Formular-Entwickler! DocMessageClass ändert die Nachrichtenklasse von Outlook-Einträgen, so daß diese auch nachträglich einem selbst erstellten Formular zugeordnet werden können.

Eine Installation ist nicht notwendig. Sie können DocMessageClass sofort einsetzen. Eine ausführliche Beschreibung der Funktionen wird Ihnen über die Benutzeroberfläche nach Programmstart angezeigt.

Dieses Tool finden sie im Outlook Store

Download

Ressourcen sparen durch Minimalstart
Um über neue E-Mails informiert zu werden, müssen Sie Outlook immer im Hintergrund geöffnet haben. Allerdings geht Outlook nicht gerade schonend mit Ressourcen um. Wenn Sie also Outlook nur laufen haben, um den Nachrichteneingang zu überwachen, können Sie auch eine Minimalversion starten. Das funktioniert über eine Programmverknüpfung, die nur ein Notiz-Element öffnet. Auf dem Windows-Desktop öffnen Sie mit der rechten Maustaste auf einer freien Fläche das Kontextmenü und rufen »Neu | Verknüpfung« auf. Geben Sie im Feld »Befehlszeile« den Pfad für die Outlook-Programmdatei OUTLOOK.EXE ein oder suchen Sie diese über »Durchsuchen«. Bei der Standardinstallation von MS-Office lautet der Pfad C:\ PROGRAMME\ MICROSOFT OFFICE\ OFFICE\ OUTLOOK. EXE. Geben Sie hinter dem Pfad ein Leerzeichen ein und »/c IPM.StickyNote«. Das sieht dann so aus: „C:\ PROGRAMME\ MICROSOFT t OFFICE\ OFFICE\ OUTLOOK.EXE /c t IPM.StickyNote Klicken Sie auf »Weiter« und geben Sie einen Namen ein. Mit »Fertig stellen« legen Sie die Verknüpfung auf dem Desktop an. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol und rufen Sie »Eigenschaften« auf. Wählen Sie unter »Anzeigen in« die Option »Minimiert« und bestätigen Sie mit »OK«. Das Symbol für den Minimalstart ist nun eingerichtet. Jetzt aktivieren Sie den Benachrichtigungs-Dialog, indem Sie Outlook normal starten, »Extras | Optionen« aufrufen und unter »Einstellungen« auf »E-Mail-Optionen« klicken. Aktivieren Sie die Option »Benachrichtigungstext bei Ankunft neuer E-Mail«. Schließen Sie Outlook und starten Sie die Verknüpfung. Die Minimalversion unterrichtet Sie stets über neue Mails.

Startparameter von Outlook
Beispiel: "c:\Programme\Microsoft Office\Outlook.exe" /CleanViews