Microsoft Excel 97/2000/2002/2003

Text in Zahl umwandeln
Eine eigene Standardarbeitsmappe entwerfen
Wave Dateien in Excel über Sound_Wenn abspielen
Tabellenblätter in alphabetischer Reihenfolge sortieren
Excel Shortcuts von Werner Nagel
Einheiten umwandeln
Osterei: Excel97 versteckten Flugsimulator spielen
Negative Zeiten darstellen
Das Datum auf den Punkt gebracht
Brüche darstellen
Rundungsfehler korrigieren
Übersichtliche Navigation bei großen Arbeitsmappen
Pfadangabe in die Fußzeile einfügen
Funktion Kalenderwoche einfügen
Fehler vermeiden durch die Vorgabe von Eingabewerten
Lange Datumsformate in schmalen Spalten
Zellbereiche als Grafik exportiere
Samstage/Sonntage farbig kennzeichnen
Speichern wie in WinWord
Datumseingabe in Excel beschleunigen
Abgelegene Zellbereiche ins Blickfeld rücken
Externe Bezüge zu anderen Mappen durch Werte ersetzen
Importieren von Adressen aus Excel in die Kontakte
Fortlaufende Rechnungsnummer mit Excel
Manueller Zeilenumbruch in einer Zelle
Beliebige Zellbereiche immer im Blick
Dezimalzahlen am Komma ausrichten
Integrierten Euro-Rechner einsetzen
Osterei: Verstecktes Autorennen spielen
Zeilen und Spalten einer fertigen Tabelle tauschen (Transponieren)

 

Tabellenblätter in alphabetischer Reihenfolge sortieren
Folgendes Makro sortiert Ihre Tabellenblätter in alphabetischer Reihenfolge

Sub BlätterSortieren()

Dim i As Integer
Dim j As Integer

For i = 1 To Sheets.Count
For j = 1 To Sheets.Count - 1
If UCase$(Sheets(j).Name) > UCase$(Sheets(j + 1).Name) Then
Sheets(j).Move after:=Sheets(j + 1)
End If
Next j
Next i

End Sub

als Zip Datei

Das Datum auf den Punkt gebracht
In Excel brauche ich häufig das aktuelle Tagesdatum. Die Funktion =heute() ist hier nicht immer hilfreich, weil der gelieferte Wert ständig aktualisiert wird. So würden nie Rechnungen zur Mahnung fällig, weil sie alle beim Öffnen das Datum des heutigen Tages tragen würden. Dieses Problem wäre über ein Makro zu lösen, das die Funktion =heute() in die Zelle schreibt, anschließend in die Zwischenablage kopiert und von dort mit dem Befehl BEARBEITEN > INHALTE EINFÜGEN > WERTE statt der Formel nur den Wert in die Zelle zurückgibt. Man kann aber auch – viel einfacher – die Tasten STRG und Punkt drücken und schon erhält man das aktuelle Tagesdatum als unveränderbaren Wert.

Brüche darstellen
Um beispielsweise 1/4 in einer Zelle eingeben und weiterberechnen zu können, muß ein besonderes Zellformat gewählt werden. Geben Sie dafür vor jedem Bruch einfach die Zahl 0 und anschließend ein Leerzeichen ein.

Rundungsfehler korrigieren
Besonders beim Rechnen mit Währungsbeträgen, die auf 2 Nachkommastellen gerundet dargestellt werden, treten beim Addieren Rundungsfehler auf. Dadurch können Sie die Summe der Zwischenergebnisse am Taschenrechner nicht mehr exakt nachvollziehen. Das liegt daran, daß Excel intern immer mit bis zu 15 Nachkommastellen rechnet. Diesen "Mangel" können Sie durch diese Befehlfolge korrigieren: EXTRAS > OPTIONEN > BERECHNEN > GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT.

Übersichtliche Navigation bei großen Arbeitsmappen
Sicher kennen Sie die "Unhandlichkeit" von Arbeitsmappen, die mehr als 20 Tabellenblätter enthalten: Sie suchen eine Tabelle und blättern dazu die ganze Arbeitsmappe durch. Das geht einfacher: Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz links unten auf die Blätterpfeile. Es öffnet sich daraufhin ein Kontextmenü, in dem alle Blätter der Mappe aufgelistet werden. Nun können Sie ganz bequem das gewünschte Blatt anklicken, das sofort aktiviert wird.

Pfadangabe in die Fußzeile einfügen
Folgendes Makro fügt eine Pfadangabe in den mittleren Bereich der Fußzeile ein.

Sub PfadfürFusszeile()
With ActiveSheet.PageSetup
.CenterFooter = LCase(ActiveWorkbook.Path & "\" & ActiveWorkbook.Name)
End With
End Sub

als Zip Datei

Funktion Kalenderwoche einfügen
Folgendes Makro fügt die Funktion Kalenderwoche ein

Function KWoche(d As Date)
Dim t As Long
t = DateSerial(Year(d + (8 - WeekDay(d)) Mod 7 - 3), 1, 1)
KWoche = ((d - t - 3 + (WeekDay(t) + 1) Mod 7)) \ 7 + 1
End Function

Fehler vermeiden durch die Vorgabe von Eingabewerten
Welche Texte oder Werte in eine Tabellenzelle geschrieben werden, kann mit der neuen Möglichkeit der Gültigkeit einfach vorgegeben werden. Spätere Auswertungsfehler aufgrund fehlerhafter Eingaben werden so vermieden. Zunächst schreibe ich die Texte bzw. Werte, die ich zur Eingabe vorschreiben will, in einen separaten Tabellenbereich. Danach stelle ich mich in die Eingabezelle und rufe den Befehl DATEN > GÜLTIGKEIT auf. Im Register Einstellungen wähle ich unter Zulassen LISTE aus. Dadurch bekomme ich die Möglichkeit, in einem Eingabefeld QUELLE die zulässigen Eingaben einzutragen oder durch Markieren einen Tabellenbereich zu bestimmen, in dem die zulässigen Eingaben abgelegt sind. Nachdem ich meine Eintragungen mit OK abgeschlossen habe, erhalte ich in meiner Eingabezelle ein formularähnliches Drop-down-Feld, aus dem ausschließlich die vorgegebenen Werte und Texte ausgewählt werden können.

Lange Datumsformate in schmalen Spalten
Das aktuelle Datum soll in einer Spalte wie folgt angezeigt werden: Sonntag, den 01.08.1998. Über ein Zahlenformat läßt sich dies nicht realisieren, denn wenn die Spalte zu schmal ist, erscheinen in der Zelle lediglich die Nummernzeichen ####. Mit folgender Funktion wird das aktuelle Datum in Textformat geschrieben. Solange die rechte benachbarte Zelle nicht beschrieben wird, ist das Datum auch bei schmaler Spaltenbreite zu erkennen:

=TEXT(HEUTE();"TTTT")&", den " & TEXT(HEUTE();"TT. MMMM JJJJ")

Zellbereiche als Grafik exportieren
Mit dem Halten der Shifttaste kann in Excel eine andere Arbeitsvereinfachung erreicht werden: Markierte Zellbereiche können als Grafik über die Zwischenablage in andere Anwendungen übernommen werden, indem Sie die gedrückt halten und dabei im Menü BEARBEITEN den Befehl KOPIEREN wählen.

Samstage/Sonntage farbig kennzeichnen
Excel bietet hervorragende Möglichkeiten, Zahlen optisch aufzubereiten. Da Datumsangaben ebenfalls Zahlen sind, kann mit wenig Aufwand der Text Samstag und Sonntag farbig hervorgehoben werden:
Die Spalte A enthält eine fortlaufende Reihe von Datumswerten. In der Spalte B wird der zugehörige Wochentag durch die Funktion

=Wochentag(A1)

ermittelt. Diese Funktion wandelt eine fortlaufende Zahl in einen Wochentag um. Der Tag wird als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 1 (Sonntag) bis 7 (Samstag) annehmen kann.

Die Spalte B wird nun mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat belegt:

Menü Format - Zellen - Zahlen - Register Zahlen - Kategorie benutzerdefiniert

Im Textfeld Formate wird folgendes Format eingegeben, inklusive eckige Klammern:

[Farbe3][=7]TTTT;[Farbe3][=1]TTTT;TTTT

Das Zahlenformat prüft den Wert der Funktion WOCHENTAG und setzt die Farbe3 (Rot) für Samstage und Sonntage ein. Die Zeichen TTTT wandeln die Zahl in einen Tagestext um.

Speichern wie in WinWord
Anders als in Winword verfügt Excel in seiner normalen Installation nicht über die Möglichkeit, die Daten in einem gewissen Zeitabstand automatisch zwischenzuspeichern. Es existiert aber eine Erweiterung, ein Add-In, das diese Arbeit erledigt. Um die Erweiterung zu aktivieren, rufen Sie den Befehl Extras – Add-In-Manager auf und aktivieren in der Liste den Eintrag Automatisches Speichern. Achten Sie darauf, daß mindestens eine leere Arbeitsmappe geöffnet ist, sonst läßt sich der Befehl nicht aufrufen. Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Frequenz des Speicherns in Minuten angeben. Außerdem legen Sie fest, ob Excel nur die aktive oder alle geöffneten Arbeitsmappen speichern soll. Wenn Sie die Option Speichern bestätigen aktivieren, fragt Excel vor jedem Speichern noch einmal nach. Vorsicht: Anders als bei Winword legt Excel keine temporäre Datei an, sondern überschreibt beim Zwischenspeichern stets die Originaldatei. Da die Add-Ins bei jedem Start von Excel neu geladen werden, dauert der Programm- Aufruf mit Add-In etwas länger.

Datumseingabe in Excel beschleunigen
Vielleicht haben Sie sich auch schon mal über die Datumseingabe bei Excel geärgert. Auf dem Nummernblock lassen sich die Zahlen zwar flink eintippen, aber es fehlt der Trennpunkt. Mit dem Komma kann Excel nichts anfangen. Und auf der normalen Tastatur ist zwar der Punkt vorhanden, aber die Zahlen lassen sich nur mühsam angeben: Die Datumseingabe läßt sich komplett mit dem Nummernblock erledigen. Verwenden Sie statt des Trennpunktes doch einfach das Minuszeichen in der rechten oberen Ecke. Diese Eingabe versteht Excel als Datumsangabe und kann sie entsprechend umwandeln. Aus der Eingabe 18-7-99 entsteht nach dem Drücken der Eingabetaste das richtige Datum 18.07.99.

Abgelegene Zellbereiche ins Blickfeld rücken
Excel bietet dafür das Werkzeug Kamera. Es macht von einem markierten Zellbereich einen Schnappschuß, den Sie überall auf Ihr Tabellenblatt legen und frei verschieben können. Auf die darunterliegenden Zellen nimmt diese Kopie keinen Einfluß, die Funktion der "fotografierten" Zellen bleibt aber gleichzeitig erhalten. Um dieses Werkzeug einzurichten, klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in eine Symbolleiste und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Anpassen aus. In Excel 7 suchen Sie unter Kategorien den Eintrag Werkzeug. In Excel 97 klicken Sie die Registerkarte Befehle nach vorne, stellen die Kategorie Extras ein und wählen aus der rechten Liste das Werkzeug Kamera aus. Ziehen Sie nun das Symbol mit dem Fotoapparat mit der Maus in eine Symbolleiste. Der Rest ist einfach: Markieren Sie in der Tabelle den gewünschten Zellbereich und klicken Sie dann die Kamera an. Der Cursor wird zu einem Fadenkreuz, das die obere linke Ecke des Schnappschusses markiert. Scrollen Sie zum gewünschten Bildausschnitt und klicken Sie den Schnappschuß mit der linken Maustaste an eine beliebige Stelle der Tabelle.

Externe Bezüge zu anderen Mappen durch Werte ersetzen
Folgendes Makro entfernt Bezüge zu andenen Arbeitsmappen aus dem kompletten Arbeitsblatt und ersetzt sie durch Werte. (Vorsicht keine Nachfrage)

Sub Bezug_entfernen()
'
' Bezug_entfernen Makro
'
Cells.Select
Selection.Copy
Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("A1").Select
End Sub

Importieren von Adressen aus Excel in die Kontakte
Öffnen Sie in Excel das Tabellenblatt mit Ihren Adressen. In der ersten Zeile sollten hier die Feldbezeichnungen für die einzelnen Spalten stehen und in den folgenden Zeilen Ihre Kontaktdaten. Fügen Sie bei Bedarf eine erste Zeile mit Feldbezeichnungen ein, weil Outlook die Daten sonst nicht richtig zuordnen kann. Legen Sie Bereiche fest, wo die Daten für den späteren Import stehen (wichtig). Dazu markieren Sie den Tabellenbereich mit Ihren gesamten Adressdaten einschließlich der darüber stehenden Feldnamen. Klicken Sie nun direkt links oberhalb der Tabelle in das Kombinationsfeld mit der Bezeichnung "Namenfeld" und geben dort einen Namen für diesen Bereich ein. In der Excel-Datei können Sie so mehrere Bereiche festlegen, die Sie später getrennt oder kombiniert in Outlook importieren können. Jetzt müssen Sie die Datei noch speichern und schließen. Nach dem Start von Outlook führen Sie den Befehl "Datei | Importieren/Exportieren" aus. Im Assistenten wählen Sie die Aktion "Import aus anderen Programmen/Dateien" und den Dateityp "Microsoft Excel". Geben Sie den vollständigen Pfad der zu importierenden Excel-Datei ein oder navigieren Sie über die Schaltfläche "Durchsuchen" dorthin. Falls Sie bereits Kontakte in Outlook erfasst haben, achten Sie auf eine geeignete Option für die Behandlung von Duplikaten. Markieren Sie "Kontakte" oder einen anderen "Kontakteordner" als geeigneten Zielordner und klicken Sie auf "Weiter". Wenn Sie in der Excel-Datei mehrere Bereiche definiert haben, können Sie nun den gewünschten Bereich für den Import auswählen. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem entsprechenden Bereich in der Auswahlliste. Vor dem Fertigstellen müssen Sie unbedingt auf die richtige Zuordnung der einzelnen Datenfelder achten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Felder zuordnen". Im nächsten Dialog sehen Sie links die Felder der Quelldatei und rechts diejenigen von Outlook. Manche Outlook-Felder sind gruppiert. Mit einem Klick auf das links davon stehende Pluszeichen öffnen Sie diese Gruppen. Nun müssen Sie nacheinander alle Felder der Quelldatei den richtigen Feldern von Outlook zuordnen. Dazu klicken Sie links ein Feld an und ziehen es nach rechts auf das entsprechende Outlook-Feld. Um den Datenimport durchzuführen, klicken Sie dann nacheinander auf "OK" und "Fertig stellen".

Fortlaufende Rechnungsnummer mit Excel
Nachdem WIN sich in der Ausgabe 1/98 mit fortlaufenden Rechnungsnummern in Winword beschäftigt hat, hat WIN-Leser Jörg Schulmeister aus Mörfelden-Walldorf auch eine Lösung für Excel parat. Dort funktioniert die Sache ähnlich, aber einfacher, weil Excel von Haus aus rechnen kann. Zunächst legen Sie eine neue Arbeitsmappe zum Beispiel mit dem Namen RECHNUM.XLS an, in der an einer definierten Position nichts weiter als die zuletzt verwendete Rechnungsnummer steht. Wenn Sie mit der Rechnungsnummer 1 beginnen, kann die Arbeitsmappe auch ganz leer sein. Schließen Sie die Datei und rufen Sie die Arbeitsmappe mit Ihrem Rechnungsformular auf. Dort schreiben Sie ein neues Makro. Dazu rufen Sie den Befehl Extras – Makro – Makros auf, geben dem Makro einen Namen und klicken auf Erstellen. Im Makro-Editor fügen Sie dann folgende Anweisungen ein.

Sub GetRechnungsnummer ()
Dim neuenummer As Integer
Application.ScreenUpdating = False
Workbooks.Open FileName:=“c:\daten\rechnum.xls“
neuenummer = Cells (2,1).Value
neuenummer = neuenummer + 1
Cells (2,1).Value = neuenummer
ActiveWorkbook.Save
ActiveWorkbook.Close
Range (“C25“).Select
ActiveCell.Value = neuenummer
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Zeile 2 definiert die Variable neuenummer, die Excel zum Hochzählen der Rechnungsnummer benötigt. Dann schalten Sie die Aktualisierung des Bildschirms aus. So sieht der User nicht, daß Excel die Datei RECHNUM.XLS im Ordner DATEN öffnet. Dort benutzen Sie Ihre Angaben für Pfad und Dateiname. Nun liest das Makro den Inhalt der Zelle A2 und übergibt ihn an die Variable neuenummer. Das Makro erhöht den Wert um 1 und schreibt ihn in die Zelle zurück. Es folgen Speichern und Schließen der Datei sowie das Übertragen des Werts an eine definierte Position (im Beispiel Zelle C25) in der Rechnung. Zuletzt schaltet das Makro das Aktualisieren des Bildschirms wieder ein. Bei Bedarf können Sie das Makro mit einem Button im Rechnungsformular verbinden, so daß Sie die Nummer auf Tastendruck bekommen.

als Zip Datei

Manueller Zeilenumbruch in einer Zelle
Eine Tastenkombination hilft Ihnen in Excel zum gewünschten Ergebnis. Drücken Sie an der gewünschten Stelle einfach [Alt]+[Enter].

Beliebige Zellbereiche immer im Blick
Bei der Arbeit in umfangreichen Excel-Tabellen findet man häufig benötigte Bereiche, in denen man etwas kontrollieren will, normalerweise nur durch mühsames Scrollen per Tastatur oder Maus. Mit »Fenster | Fixieren« schafft man es immerhin, die Zeilen und Spaltenbeschriftungen immer im Auge zu behalten. Was aber, wenn man in langen Zahlenkolonnen zum Beispiel die Summe immer im Blickfeld haben möchte? Zu diesem Zweck enthält die Tabellenkalkulation Excel die kleine, aber feine Funktion des Fotoapparates. Sie müssen allerdings Ihre Symbolleiste erweitern, um ihn bequem verwenden zu können. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf eine der Symbolleisten und wählen Sie aus dem Popup-Menü den Eintrag »Anpassen«. In der folgenden Dialogbox markieren Sie den Eintrag »Werkzeug« und ziehen die Schaltfläche mit dem Fotoapparat per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle in eine der Symbolleisten. Unter Excel 97 finden Sie die »Kamera« im gleichen Dialogfenster unter »Befehle | Extras«. Nach einem Klick auf die Schaltfläche »Schließen« markieren Sie den Zellbereich, den Sie immer im Blick haben wollen, und betätigen die neue Schaltfläche. Der Cursor wird zu einem Fadenkreuz; klicken Sie damit an die Stelle in der Tabelle, an der Ihr "Guckloch" erscheinen soll. Jede Veränderung der so "fotografierten" Bereiche ist in diesem neuen Feld ständig sichtbar. Sie können dieses "Foto" frei auf der Tabelle verschieben, also zum Beispiel dann, wenn Sie es bei der Arbeit an längeren Zahlenkolonnen aus dem Blick verlieren würden, einfach weiter unten in der Tabelle plazieren.

Dezimalzahlen am Komma ausrichten
Es gibt die Möglichkeit, über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat Dezimalzahlen am Komma auszurichten. Markieren Sie dazu die auszurichtenden Zellen. Wählen Sie aus dem Menü den Befehl Format - Zellen und dann auf der Registerkarte Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert. Geben Sie dann ins Feld Formate den Ausdruck 0,???? ein, wobei die Anzahl der Fragezeichen der maximalen Anzahl von Nachkommastellen in den markierten Zellen entspricht. Klicken Sie auf OK, und Excel richtet alle markierten Zahlen nach dem Komma aus.

Integrierten Euro-Rechner einsetzen
Mit der Euro-Währungsunion vereinfacht sich das Umrechnen von Währungen der EU-Staaten, da für jede einzelne ein Euro-Referenzkurs festgelegt ist. So lässt sich auch jede Landeswährung in Euro und wieder in eine andere Landeswährung umrechnen. Excel 2000 bietet dafür die Funktion "Euroconvert" an. Um sie einzusetzen, müssen Sie das Tool zuerst aktivieren. Dazu rufen Sie »Extras | Add-Ins-Manager« auf und aktivieren »Eurowährungs-Tool«. Um zum Beispiel 5 Franc in Euro umzurechnen, reicht die Eingabe »=Euroconvert(5;“FRF“;“EUR“)«. Als Ergebnis erscheint in der Zelle der Wert »0,76« (0,67 Euro = 5 Franc). Aufgrund der variablen Eingangs- und Ausgangswährung von Euroconvert lassen sich auch europäische Währungen ineinander umrechnen. So liefert der Aufruf »=Euroconvert(1,5;“DEM“;“ESP“)« das Ergebnis »128«, also den Gegenwert von 1,5 Mark in spanischen Peseten. Die Funktion »Euroconvert« ist stets gleich aufgebaut:Der erste Parameter gibt den umzurechnenden Wert (Zahl oder Zellbezug) an, dann folgt mit Semikola getrennt dessen Währung und die Zielwährung jeweils in Anführungszeichen und im ISO-Code. Welche Währungen Excel zur Verfügung stellt, lesen Sie im Kasten unten. Land Währung ISO Belgien Franc BEF Luxemburg Franc LUF Deutschland Deutsche Mark DEM Spanien Peseta ESP Frankreich Franc FRF Irland Pfund IEP Italien Lira ITL Niederlande Gulden NLG Österreich Schilling ATS Portugal Escudo PTE Finnland Markka FIM Euro-Mitglieder- staaten Euro EUR

Osterei: Verstecktes Autorennen spielen
Neben einigen anderen Erweiterungen enthält Excel 2000 jetzt auch ein Autorennen zum Spielen. Probieren Sie es doch einfach aus. Folgende Schritte sollten Sie allerdings äußerst genau befolgen. Öffnen Sie eine neue leere Arbeitsmappe in Excel 2000. Führen Sie den Befehl "Datei | Als Webseite speichern" aus und aktivieren Sie im folgenden Dialog "Auswahl Tabelle" das Kontrollkästchen "Interaktivität hinzufügen". Diese gespeicherte Datei öffnen Sie nun mit dem Internet Explorer ab Version 5. Markieren Sie die Zeile 2000 durch Mausklick auf die links stehende Zahl. Nun bewegen Sie sich mit der Tabulatortaste durch die ganze Tabelle bis zur Spalte "WC". Dort halten Sie die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[Alt] gedrückt und klicken gleichzeitig auf das Office-Logo in der linken oberen Ecke der angezeigten Excel-Tabelle. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, startet jetzt ein Autorennen. Einen praktischen Nutzen für Excel-Anwender gibt es sicher nicht, dennoch macht das Spiel Spaß: Mit den Cursortasten und der Leertaste können Sie in der Dämmerung Jagd auf die Entwickler machen. Auf der Rennstrecke erfahren Sie zudem einige Namen von Microsoft-Entwicklern. Mit der Moorhuhnjagd kann das Spiel allerdings nicht mithalten.